Arben Sani

Arben Sani Universitas Andalas
  • + Status: Arsiparis Ahli Madya 
  • + Jabatan: Kepala Koordinator Tata Usaha LPPM Universitas Andalas  

ESENSI PENGELOLAAN ARSIP DI PERGURUAN TINGGI BUKAN TERLETAK PADA SULITNYA MENATA INFORMASI DAN MENERAPKAN KODE, INDEX DAN TATA KELOLA KEARSIPAN AKAN TETAPI LEBIH KEPADA BAGAIMANA MEYAKINKAN SETIAP PENCIPTA ARSIP UNTUK MENERAPKAN KEARSIPAN SESUAI KAIDAHNYA.

Keterkaitan semua komponen pendidikan secara terpadu guna mencapai tujuan sistem pendidikan nasional mutlak dilakukan sesuai amanah Undang-undang No. 20 tahun 2013 tentang sistem pendidikan nasional. Keterpaduan dalam komitmen untuk memberikan pelayan yang baik oleh penyelenggara pendidikan merupakan hal yang mengantarkan keberhasilan perguruan tinggi mencapai Good Governance dan pelayanan publik. Hal yang tak kala penting dalam pencapaiannya adalah akuntabilas dan autentifikasi  terjaminnya mutu pelayanan melalui data yang baik dengan rekaman kegiatan yang efektif dan teraktual dan dapat kembali di akses guna informasi kebijakan selanjutnya. Signifikasi dan esensi kegiatan itu adalah merupakan kegiatan pengelolaan arsip di perguruan tinggi sebagaimana tertuang dalam UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) dan peraturan kepala Arsip Nasional Republic Indonesia (ANRI) nomor,  24 tahun 2011 tentang Pengelolaan arsip di perguruan tinggi bahwa kebijakan pengelolaan arsip menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah bagi perguruan tinggi.

Pengelolaan arsip di perguruan tinggi menjadi sangat penting karena karena dokumen yang dapat di informasikan adalah gambaran seluruh aspek aktivitas yang terjadi di perguruan tinggi, baik sebagai lembaga keilmuan, lembaga riset dan lembaga layanan publik. Esensi pengelolaan arsip di perguruan tinggi bukan terletak pada sulitnya menata informasi dan menerapkan kode, index dan tata kelola kearsipan akan tetapi lebih kepada bagaimana meyakinkan setiap pencipta arsip untuk menerapkan kearsipan sesuai kaidahnya.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU  43 tahun 2009).

Dinamika pengelolaan arsip tidak mudah untuk dilakukan tanpa mempertimbangkan esensi keberadaan arsip dan kepentingan yang mendasar dalam pengelolaan arsip pada unit pencipta arsip terutama pada aspek pengelolaan arsip dinamis yang mempunyai dampak fleksibilitas yang tinggi sehingga keberadaan arsip dinamis pada unit kerja merupakan dua sisi mata uang antara kebutuhan sebagai proses terselenggaranya administrasi kegiatan perkantoran dan sisi pengelolaan arsip yang sesuai dengan ketentuan pengelolaan arsip dinamis.  Arsip Dinamis yaitu  arsip yang digunakan secara lansung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu (Perka ANRI, 20/2012). Jika pengelolaan arsip dinamis tidak dilakukan dengan baik niscaya tidak akan mendapatakan system pengelolaan layanan akan terlaksana dengan baik karena pentingnya arsip dinamis dalam mendukung tercapainya indek kinerja pada unit kerja tertentu di perguruab tinggi

Kemudahan untuk penyimpanan dan mendapatkan kembali arsip pada saat diperlukan adalah bentuk kesiapan dari system pengelolaan yang tepat sesuai dengan karakteristik unit pencipta arsip. Kronologis pengelolaan arsip seringkali hanya dilakukan dengan inisiatif dari berbagai pelaku pencipta arsip tanpa mengikuti kode dan klasifikasi dan indeks arsip, tentu saja keadaan demikian menyebabkan kesulitan bagi kita jika suatu keadaan dapat saja kealfaan dimana keberadaan arsip yang diperlukan itu ditempatkan dan begitu juga dengan suatu keadaan arparis tidak berada di tempat kerja maka akses arsip akan lebih menyulitkan untuk ditemukan kembali.

Apakah dimensi dan esensi pengelolaan Arsip yang perlu segera di selesaikan yaitu mencakup penguatan komitmen pimpinan beserta komitmen sumberdaya pengelola arsip itu sendiri melalui persiapan dasar-dasar pengelolaan arsip yang mesti ada sebagai alat ukur pekerjaan tentang norma,standar, prosedur dan kriteria (NSPK) pengeloaan Arsip melalui dokumen. 

• Penguatan tata naskah dinas

• Penerapan klasifikasi arsip

• Pemberlakukan jadwal retensi arsip 

• Penerapan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip

Esensi pengelolaan arsip ini akan menjadi dasar yang bermakna dalam pelaksanaan kinerja organisasi yaitu 

• Arsip dinamis merupakan sumber informasi manajemen yang sah untuk mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan di lingkungan perguruan tinggi

• Esensinya pengelolaan arsip dinamis di lingkungan pencipta arsip dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan reliabel dalam berbagai bentuk dan media sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah, sehingga pencipta arsip dapat melaksanakan fungsi dan tugas organisasi sesuai dengan mandat yang diemban

• Arsip sebagai informasi terekam mengenai dinamika pelaksanaan fungsi dan tugas organisasi adalah sumber informasi faktual dan objektif terkait berbagai bidang program dan kegiatan yang telah direalisasikan oleh elemen-elemen organisasi (Article Text, Azmi-ANRI)

Dampak dari pengelolaan arsip yang mengacu kepada penguatan pengelolaan dengan aturan yang jelas adalah 

• Persoalan arsip dinamis yang berdampak terhadap inefektivitas dan inefisiensi kinerja organisasi.

• Arsip yang tercipta tidak autentik dan reliabel, kelompok informasi arsip tidak jelas, penyusutan arsip tidak prosedural, informasi arsip kerap bocor, dan fisik arsip hilang

• Rekaman mengenai dinamika pelaksanaan fungsi dan tugas organisasi sebagai sumber informasi faktual dan objektif dalam pengambilan keputusan terkait berbagai bidang program dan kegiatan organisasi tidak akurat.

• Penerapan klasifikasi arsip akan memberikan jaminan terhadap kemudahan praktik korespondensi dan pemberkasan arsip aktif serta penataan arsip inaktif.

• Pemberlakukan jadwal retensi arsip akan memberikan jaminan terhadap legalitas dan kemudahan praktik pemindahan, pemusnahan, dan penyelamatan arsip.

• Penerapan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip akan memberikan jaminan terhadap keamanan dan aksesibilitas arsip pada pencipta arsip.

Pengelolaan yang belum terukur dari kebijakan penerapan pengelolaan arsip di perguruan tinggi seluruh Indonesia dapat di selesaikan dengan pola sinergisitas yang baik melalui jejaring komunikasi dalam organisasi maupun dengan lembaga pembina (ANRI) dan antar perguruan tinggi dapat segera merubah cara berpikir (mindset) pentingnya pengelolaan arsip guna pencapaian profesionalisme pelayanan terhadap publik. SEMOGA.. #SATUKAN LANGKAH MEWUJUTKAN TATA KELOLA ARSIP PERGURUAN TINGGI. 

 

Read 314 times

Booklet Unand